Le aziende straniere che esportano alimenti verso gli Stati Uniti devono essere registrate presso la Food and Drug Administration, e quella registrazione non è definitiva: va rinnovata ogni due anni. È un adempimento breve, ma con una scadenza rigida e conseguenze immediate se salta.
Quando si rinnova
La finestra per il rinnovo si apre il 1º ottobre e si chiude il 31 dicembre degli anni pari. Vale per tutti gli stabilimenti registrati, indipendentemente da quando è avvenuta la prima registrazione: anche chi si è registrato pochi mesi prima della scadenza deve comunque rinnovare.
Che cosa succede se la scadenza passa
La registrazione decade, e con essa la possibilità di esportare. I prodotti non superano i controlli doganali e restano fermi all’ingresso, con i costi di sosta a carico di chi ha spedito. Non esiste un periodo di tolleranza: il blocco è immediato e si risolve solo rifacendo la registrazione da capo.
Che cosa serve per il rinnovo
Il rinnovo si fa sul portale della FDA e richiede di verificare e aggiornare i dati dello stabilimento: ragione sociale, indirizzi, categorie di prodotto, referenti. È anche l’occasione per correggere quello che è cambiato nel biennio — un trasferimento di sede, un cambio di denominazione, una nuova linea produttiva — e che spesso resta fermo a quanto dichiarato la prima volta.
Il ruolo dell’US Agent
Ogni azienda senza sede negli Stati Uniti deve indicare un US Agent, il referente che la FDA contatta per comunicazioni, richieste di chiarimento e ispezioni. In sede di rinnovo l’agente va confermato, e il rinnovo si perfeziona soltanto dopo che l’agente ha accettato l’incarico: è un passaggio che sfugge di frequente e che da solo può far scadere i termini.
L’errore più comune
Molte aziende danno per scontato che sia la FDA a mandare un promemoria. Non accade in modo affidabile, e l’indirizzo email registrato è spesso quello di chi seguì la pratica anni prima e magari non lavora più in azienda. Il modo più semplice per non trovarsi scoperti è segnare la scadenza in calendario a ottobre degli anni pari, insieme agli altri adempimenti americani.
Per il quadro completo degli adempimenti — registrazione, etichette, Food Safety Plan, FCE e SID — c’è la guida dedicata alla certificazione FDA.